El contexto
Agencia de prospección y generación de leads B2B, Francia. Oferta high ticket, ciclo de venta largo, objetivo directivos y decisores.
Ya prospectaban. El problema no era la ausencia de prospección, era la manera de hacerla.
Una persona a media jornada, cuatro horas al día, buscando prospectos uno a uno, cualificándolos uno a uno, montando las campañas en una herramienta, siguiéndolas, haciendo seguimiento a mano. Herramientas que no se hablaban entre sí. Un tiempo considerable invertido para un resultado que dependía por completo de la regularidad humana.
El dispositivo
Este caso trata de una sola cuenta de LinkedIn, su cuenta principal.
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Cuentas de LinkedIn equipadas | 1 (cuenta del director) |
| Personas construidas y probadas en esta cuenta | 17 |
| Duración del acompañamiento | 3 meses |
Las 17 personas no son 17 ficheros de contactos. Son 17 segmentaciones distintas, cada una con sus cargos objetivo, sus sectores, sus tamaños de empresa, sus señales de compra, su lista roja y, sobre todo, los perfiles que no hay que contactar.
Ejemplo de una persona real de esta cuenta: fundador o CEO de agencia de generación de leads, de 5 a 300 empleados, Francia, Suiza, Luxemburgo. Excluir: freelances en solitario sin equipo, agencias SEO o Ads, perfiles «open to work» y directores comerciales asalariados, que no deciden la inversión.
Este nivel de precisión es lo que separa una tasa de respuesta del 10 % de una del 42 %.
Los resultados en 3 meses
| Etapa | Volumen | Tasa |
|---|---|---|
| Prospectos sourceados, cualificados y contactados | 2.050 | 100 % |
| Invitaciones aceptadas | 1.250 | 61 % |
| Prospectos que respondieron | 861 | 42 % |
| Citas obtenidas | 62 | 3 % |
| Contratos firmados | 18 | 0,9 % (30 % de las citas) |
| Facturación firmada | 36.000 € | ticket medio 2.000 € |
42 % de tasa de respuesta. Una prospección en LinkedIn sin acompañamiento se mueve entre el 5 y el 10 %.
El 30 % de las citas se convierten en contrato. El filtrado se hace antes de la agenda, no durante la llamada.
La progresión, mes a mes
El primer mes no produce ninguna firma. Es normal, e incluso es la señal de que el sistema se está construyendo bien: se llena la agenda antes de llenar la cartera de pedidos.
| Mes 1 | Mes 2 | Mes 3 | |
|---|---|---|---|
| Prospectos contactados | 600 | 650 | 800 |
| Invitaciones aceptadas | 312 (52 %) | 390 (60 %) | 548 (68 %) |
| Prospectos que respondieron | 187 (31 %) | 273 (42 %) | 401 (50 %) |
| Citas obtenidas | 18 | 20 | 24 |
| Contratos firmados | 0 | 6 | 12 |
| Tasa cita → contrato | 0 % | 30 % | 50 % |
| Facturación firmada | 0 € | 12.000 € | 24.000 € |
El 30 % de conversión mostrado arriba es una media. En el mes 1 es cero. En el mes 3, una cita de cada dos firma.
Mes 1, se calibra
Las personas, los mensajes, el tono. Las citas se reservan, los ciclos de venta arrancan.
18 citas, ninguna firma. El volumen no era el problema, la conversación sí. En cuanto un prospecto respondía, la agencia hablaba de su oferta. Demasiado rápido, demasiado pronto. El prospecto aceptaba una llamada por curiosidad, y la llamada no llevaba a ninguna parte.
Es lo que llamamos setting: lo que pasa entre la respuesta del prospecto y el momento en que abre su agenda. La mayoría de las empresas no tienen ningún método en esta etapa: hacen pitch.
Mes 2, caen los primeros contratos
Los mensajes se reescribieron dos o tres veces; ahora se sabe qué hace responder a cada persona.
La secuencia de conversación se rehízo por completo: ninguna presentación de la oferta en los primeros intercambios, sino dos o tres preguntas de encuadre que hacen emerger la necesidad, el presupuesto y el momento. El número de citas apenas se mueve, 20 frente a 18. Seis de ellas firman.
Mes 3, velocidad de crucero
El pipeline construido en el mes 1 madura al mismo tiempo que entran los nuevos prospectos.
La tasa de aceptación pasó del 52 al 68 %, la tasa de respuesta del 31 al 50 %. 24 citas, 12 contratos.
En cada etapa del funnel se gana entre un 15 y un 20 % al mes. Es el resultado de un trabajo semanal sobre un solo punto: dónde se pierden los prospectos y cómo retener más hasta el final.
Los prospectos que llegaron solos
La prospección saliente no trabajó sola. En paralelo se construyó la estrategia de contenido de las cuentas de LinkedIn: publicaciones regulares, tomas de posición sobre los temas de las personas, presencia en los comentarios.
- La tasa de respuesta sube. Un prospecto que recibe un mensaje de un perfil activo, que publica y al que ya ha visto en su feed, responde mucho más que a un perfil vacío.
- La confianza ya está ahí en la cita. La llamada ya no empieza con «¿qué hacéis exactamente?». Es una de las razones de la tasa de conversión del 30 %.
- A partir del segundo mes, llegan prospectos por sí solos. Sin haber sido contactados. Han visto las publicaciones y escriben primero. Esos prospectos no están en las cifras de arriba: vienen además.
Es el punto que los prospectos más subestiman. La prospección abre las conversaciones; el contenido hace que te respondan.
El tiempo recuperado
| Antes | Después | |
|---|---|---|
| Tiempo de prospección | 4 h al día (una media jornada dedicada) | 15 minutos al día |
| Qué se hace en ese tiempo | Sourcing, cualificación, creación de campañas, seguimientos manuales | Validar las respuestas propuestas por el agente |
Una media jornada dedicada a la prospección son entre 1.500 y 2.000 € al mes de coste salarial. Ese tiempo se reinvierte hoy en las citas y el cierre.
El retorno de la inversión
36.000 € de facturación firmada en esta sola cuenta en tres meses, con un coste de funcionamiento inferior a 200 € al mes por cuenta. En el mes 3, 24.000 € firmados por 199 € invertidos: cada euro devolvió 120.
La facturación de la agencia se multiplicó por tres.
¿Y las otras cuentas? Esta agencia pilota hoy tres cuentas de LinkedIn. Las cifras de arriba solo se refieren a la cuenta principal, la del director, naturalmente la de mejor rendimiento. Las otras dos, llevadas por perfiles menos expuestos, producen menos. Pero producen. Sumando las tres cuentas, la facturación generada se multiplica por 2,2 respecto a la sola cuenta presentada aquí.
Las tres razones por las que dieron el paso
- La incoherencia se había vuelto insostenible. Vender prospección a sus clientes mientras prospectaban ellos mismos a mano, con una media jornada movilizada y herramientas que no se comunican. Necesitaban un sistema que funcione sin inmovilizar a nadie.
- Lo que faltaba no era una herramienta. Ya habían probado varias. Lo que faltaba era alguien que construyera las personas, leyera las respuestas reales cada semana y reescribiera los mensajes hasta que convirtieran. Diecisiete personas no se construyen solas en una tarde.
- El cálculo no dejaba lugar a dudas. Un comercial independiente factura entre 700 y 1.000 € al día. Aquí es un sistema que funciona por menos de 200 € al mes por cuenta, y una media jornada devuelta a la empresa.
Lo esencial
- Agencia de prospección B2B, una sola cuenta de LinkedIn equipada, 17 personas, 3 meses.
- 2.050 prospectos contactados, 61 % de aceptación, 42 % de respuesta, 62 citas, 18 contratos, 36.000 € firmados.
- Mes 1 sin firma; mes 3: una cita de cada dos firma. La clave: preguntas de encuadre en lugar del pitch.
- El contenido en LinkedIn en paralelo sube la tasa de respuesta y trae prospectos entrantes no contados aquí.
- De 4 horas al día a 15 minutos al día. Facturación de la agencia multiplicada por tres.
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Preguntas frecuentes sobre este caso
¿Se pueden verificar estas cifras?
Sí. Son los datos reales de la cuenta principal de la agencia, tomados del dashboard de Formula. durante tres meses. Nada está extrapolado ni redondeado al alza. El nombre de la agencia no se publica a petición suya.
¿Por qué ninguna firma en el mes 1?
Porque la agenda se llena antes que la cartera de pedidos. Se reservaron 18 citas, pero la conversación hacía pitch demasiado pronto. Una vez rehecha la secuencia en torno a preguntas de encuadre, 6 contratos en el mes 2 y 12 en el mes 3.
¿Qué significa 17 personas?
17 segmentaciones distintas, cada una con sus cargos, sectores, tamaños de empresa, señales de compra y perfiles a excluir. Esa precisión es la que lleva una tasa de respuesta del 10 % al 42 %.