Agencia de consultoría IT: cuando los project managers también tienen que prospectar

El contexto

Agencia de consultoría IT, 27 empleados, presencia internacional.

El problema no era la falta de voluntad. Era la estructura: los project managers dirigían los proyectos y prospectaban al mismo tiempo. Dos oficios distintos, en la misma jornada.

Un project manager sabe pilotar una misión técnica compleja. No es un experto en prospección digital, y no es su trabajo convertirse en uno. No tenía ni el tiempo, ni las competencias, ni las ganas.

Lo que no funcionaba

Las herramientas no se hablaban. Las conversaciones vivían en LinkedIn, que no está pensado para eso. La información de seguimiento vivía en HubSpot. Cada prospecto tenía que copiarse a mano de una herramienta a otra. El mensaje estaba en un lado, el motivo del seguimiento en el otro, y nadie hacía un seguimiento real.

Ningún seguimiento sistemático. Había prospectos que respondían «interesado, pero dentro de dos meses». Esas conversaciones se perdían. El pipeline se vaciaba por abajo.

Un comercial junior contratado que no lo conseguía. Equipado con herramientas clásicas tipo Waalaxy o Lemlist, no lograba generar facturación. El resultado era cercano a cero.

El dispositivo

El objetivo declarado desde el inicio: validar el sistema con dos personas y después equipar a los 10 project managers a nivel internacional.

Cada persona conserva su perfil, su voz, sus objetivos. El agente trabaja con su nombre, no con una cuenta genérica.

Los resultados en 3 meses

Cifras acumuladas en las dos cuentas, a razón de 820 invitaciones al mes por cuenta.

Dos operaciones siguen abiertas, por un importe estimado de 34.000 € pendiente de firma. No están contadas arriba.

La progresión, mes a mes

Estas tasas son medias de tres meses. El mes 1 está muy por debajo, el mes 3 muy por encima. Es la parte más útil del caso.

Tasa de respuesta calculada sobre las invitaciones aceptadas. Tasa de citas calculada sobre los prospectos que respondieron.

El volumen enviado no se movió ni un mensaje: 820 invitaciones al mes por cuenta, del primer al último día. Toda la ganancia viene del trabajo hecho en cada etapa del funnel, entre un 15 y un 20 % ganado cada mes en cada paso.

El perfil, antes incluso del mensaje

En el mes 1, 15 % de aceptación. Una invitación de cada siete.

El problema no era el mensaje de invitación, estaba antes. Los prospectos abren el perfil antes de decidir. Dos perfiles de project manager escritos para un reclutador, no para un decisor al que se quiere abordar: banner, titular, sección «Acerca de», todo hablaba de competencias técnicas, nada hablaba de los problemas del prospecto.

Se rehicieron los dos perfiles. 15 % en el mes 1, 35 % en el mes 2, 46 % en el mes 3.

Los mensajes, probados persona por persona

Ocho personas, ocho maneras distintas de decir lo mismo. No se adivina, se prueba.

Cada semana se leen las respuestas reales, se detecta la formulación que hace responder, se generaliza y se prueba una nueva contra ella. Un mensaje que funciona con el CIO de un gran grupo no funciona con el director de una empresa industrial.

La tasa de respuesta sobre los aceptados pasa del 20 al 27 %. Combinada con la aceptación, el número de conversaciones abiertas pasa de 49 a 207 al mes, con el mismo volumen de envío.

Las dos o tres preguntas que desbloquean la conversación

En el mes 1, 2 citas de 49 respuestas. El prospecto respondía, se le presentaba la oferta, decía «interesante, ya le digo algo», y nada más.

Lo que lo desbloqueó: dejar de presentar, empezar a preguntar. Dos o tres preguntas de encuadre hechas pronto, que hacen emerger el verdadero tema.

Entre ellas, la del presupuesto y el calendario. En consultoría IT los presupuestos son anuales y las decisiones se toman en momentos concretos del año. Un prospecto «no interesado» es muy a menudo un prospecto «no es el momento». Sin la pregunta, se pierde. Con la pregunta, entra en el pipeline con una fecha de seguimiento.

Del 4 % al 6,8 % de respuestas convertidas en cita y, sobre todo, ninguna conversación abandonada por no haber hecho la pregunta correcta.

La cifra que de verdad cuenta: el pipeline

Cinco clientes firmados en tres meses, con un ticket medio de 17.000 €, más dos operaciones abiertas. En consultoría IT el ciclo de venta es largo: parte de lo sembrado en estos tres meses firmará más adelante.

De los 394 prospectos que respondieron, una gran parte dijo «interesado, pero dentro de dos o tres meses». Antes, esas conversaciones desaparecían. Hoy, el agente las retoma automáticamente, en el momento adecuado, con el mensaje adecuado.

El 40 % de su facturación proviene hoy de este pipeline acumulado y retomado automáticamente.

Es la diferencia entre una prospección que produce ventas el mes en que se hace y una prospección que construye un activo que produce durante años.

El tiempo

Los 20 minutos diarios se reparten así: 15 minutos para validar las respuestas propuestas por el agente, 5 minutos para publicar y responder a los comentarios, incluidos los de las publicaciones de la competencia.

Cuatro horas semanales prospectando sin método no producían nada. Veinte minutos al día dentro de un sistema estructurado producen un flujo.

Las tres razones por las que dieron el paso

1. Los project managers no son comerciales. Dedicaban tiempo real a la prospección sin tener las competencias, y sin que produjera nada. Cada hora buscando prospectos era una hora quitada a los proyectos de cliente, la parte del oficio que sí se factura.
2. La contratación no había resuelto el problema. Se había contratado a un comercial junior. Con herramientas clásicas, sin método ni acompañamiento en los mensajes, no generaba facturación. El problema no era la persona: era la ausencia de un sistema a su alrededor.
3. Un flujo que se volvió previsible. Es el cambio más profundo, y el que citan primero hoy. Ven llegar las llamadas y los clientes. Sin picos, sin valles. Entienden su estacionalidad, saben de dónde vienen sus prospectos, incluso de qué competidores, y detectan desde los primeros mensajes si un prospecto está cualificado. También han identificado el perfil de los prospectos que reservan una cita pero nunca firman.

Lo esencial

• Agencia de consultoría IT, 27 empleados: 2 cuentas de LinkedIn equipadas, 8 personas, 3 meses.
• 4.920 prospectos contactados, 1.574 invitaciones aceptadas, 394 respuestas, 23 citas, 5 clientes firmados, 85.000 € de facturación.
• Volumen idéntico del primer al último día: toda la ganancia viene del perfil, de los mensajes probados persona por persona y de las preguntas de encuadre.
• De 4 horas semanales sin resultado a 20 minutos al día con un flujo previsible.
• El 40 % de la facturación proviene del pipeline que el agente retoma automáticamente.

Preguntas frecuentes sobre este caso

¿Se pueden verificar estas cifras?

Sí. Son los datos reales del cliente, tomados del dashboard de Formula. en las dos cuentas equipadas, durante tres meses. Nada está extrapolado ni redondeado al alza. El nombre de la agencia no se publica a petición suya.

¿Por qué el mes 1 es tan bajo?

Porque el sistema se está construyendo: perfiles rehechos, ocho personas probadas, mensajes reescritos cada semana. El volumen no se movió, son las tasas de cada etapa las que suben entre un 15 y un 20 % al mes.

¿Este caso aplica a un equipo sin comercial?

Sí. Aquí se equipó a un project manager no comercial igual que al comercial. El agente trabaja con su nombre, propone cada respuesta y él valida con un swipe en 20 minutos al día.